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Trucs et astuces pour (bien) remplir le Document Unique de Marché Européen

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Trucs et astuces pour (bien) remplir le Document Unique de Marché Européen

Le DUME remplace tous les documents individuels que vous deviez soumettre dans le cadre d’une sélection.

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Sixième volet de notre série de conseils pratiques et directement applicables pour augmenter les chances que votre offre soit retenue. 
Cette semaine: le Document Unique de Marché Européen. De quoi s’agit-il et comment le remplir ?
Lancé en 2017, le Document Unique de Marché Européen (DUME) concerne la sélection des opérateurs économiques. Dans le passé, si vous vouliez que votre candidature ou votre offre soit sélectionnée, vous deviez présenter une longue liste de preuves: déclarations sur l'honneur, certificats, extraits de casier judiciaire, comptes annuels, etc. Un temps qui fait souvent défaut aux PME et qui, par conséquent, les pousse à ne pas participer. Le législateur européen a voulu changer cela et a donc créé le DUME. Celui-ci remplace tous les documents individuels que vous devez soumettre dans le cadre de la sélection. Il s'agit d'une «déclaration explicite sur l'honneur» selon laquelle vous ne devez pas être exclu et que vous remplissez tous les critères de sélection imposés par l’adjudicateur. Il suffit de soumettre un seul document et le tour est joué.
Ça, c’est le principe. Dans les faits, il n'est pas facile de remplir correctement ce formulaire.

DUME manquant ou mal rempli = offre rejetée

Il est impératif de remplir ce document pour tous les marchés publiés au niveau européen. Pas de DUME ou un DUME mal rempli? Votre demande de participation ou votre offre sera rejetée! Il est donc conseillé de prendre le DUME très au sérieux. Heureusement, cela ne sera pas un point bloquant si vous savez comment vous y prendre.
Vous pouvez remplir un DUME de manière électronique via le site web uea.publicprocurement.be. Cela permet de préparer une "réponse DUME". En d'autres termes, un DUME en réponse à un nouveau marché public. Sur ce site, vous devez suivre toutes les étapes et répondre à toutes les questions. Si vous soumissionnez avec d’autres entreprises, par exemple en groupement ou avec des sous-traitants, indiquez-le dans les sections appropriées. Vous avez des doutes? Consultez le manuel de la plate-forme via www.publicprocurement.be.
Le plus grand piège est la partie IV du DUME concernant les critères de sélection eux-mêmes. Vous avez alors la possibilité d'indiquer que vous remplissez tous les critères de sélection sans donner de détails, ce qu'on appelle la déclaration simplifiée α. La deuxième option consiste à remplir les parties A à D où vous devrez répondre en détail aux critères de sélection demandés.
Quelle option devriez-vous choisir maintenant? C'est dans les documents du marché. En effet, l’adjudicateur est tenu de vous donner toutes les instructions pour remplir correctement le DUME. Vérifiez donc attentivement ces dispositions.

Aide-toi et le DUME t’aidera

Parfois, l’adjudicateur peut vous aider à remplir le DUME en fournissant un fichier .xml avec l’avis de marché. Il s'agit d'un fichier que vous pouvez télécharger via le site web du DUME et qui contient les informations manquantes. Ainsi, vous n'avez pas à chercher dans les documents du marché quelles parties ou sections doivent être complétées ou non.  
Enfin, vous pouvez également vous alléger la tâche en élaborant un DUME standard. Vous utiliserez ensuite ce DUME pour chaque nouvelle offre où vous n'aurez qu’à ajuster les éléments qui ont changé par rapport à la fois précédente. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Comment procéder? En créant une réponse DUME via le site web du DUME, puis en enregistrant cette réponse dans un fichier .xml. Par la suite, chaque fois que vous devrez présenter un DUME, vous rechargerez le .xml et vous ferez les ajustements nécessaires. Vous pouvez même fusionner votre .xml avec le fichier .xml de l’adjudicateur afin que le DUME soit entièrement rempli sans que vous ayez à remplir quoi que ce soit manuellement.
Si vous connaissez les obstacles et que vous profitez des possibilités pratiques du site web du DUME, le remplir est un jeu d'enfant. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce qui compte vraiment: votre offre!
 
Vous avez encore des questions ou des remarques à ce sujet ? N’hésitez pas à envoyer un mail à ewoud.hacke@ebp.be.
 

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